Die Begriffe „Projektkoordination“ und „Workflowmanagement“ fallen im Businesskontext häufiger. Doch was genau versteckt sich hinter diesen Ausdrücken? Die Faustregel lautet: Je größer das Unternehmen desto komplexer seine Organisation. Nichtsdestotrotz existieren bestimmte Faktoren und Richtlinien, die eingehalten werden sollten, um einen reibungslosen Arbeitsablauf vom Anfang bis Ende zu garantieren.
Koordination der Abläufe für mehr Effektivität
Nur wenige Unternehmen kommen heutzutage noch ohne den Beruf eines Projektkoordinators oder eines Projektmanagers aus. Beide Berufe beschäftigen sich mit der Planung des Arbeitsablaufes, wobei ein Projektmanager sich eher mit der Zielsetzung und der Projektkoordinator mit der Umsetzungsart des Ziels beschäftigt. Häufig übernimmt auch eine Person beide dieser Arbeiten. Es gehört zu dem Feld der Projektkoordination einen Arbeitsplan für alle Mitarbeiter zu erstellen, die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu garantieren und einen Zeitrahmen zu setzen, in welchem ein Ziel erreicht sein sollte. All diese Faktoren tragen dazu bei, dass ein Unternehmen besser zu steuern und zu kalkulieren ist. Dies führt auf Dauer zu mehr Effektivität und im Rückschluss zu höheren Gewinnen.
Kommunikation ist entscheidend
Das gängigste Problem, das Nacharbeiten und überflüssige Arbeitsschritte verursacht, ist eine schlechte Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten. Besteht ein Unternehmen aus mehreren Abteilungen, die verschiedene Arbeitsschritte erfüllen müssen, kann dies zu großen Problemen führen, wenn nicht alle auf dem gleichen Stand gehalten und umfassend informiert werden. Für einen Projektkoordinator bedeutet das zu gewährleisten, dass zwischen den höheren Positionen, die für die Zielsetzung verantwortlich sind, und den ausführenden Arbeitern kommuniziert wird. Er oder sie fungiert in dieser Hinsicht als Bindeglied und gibt regelmäßige Updates zu Fortschritten, Rückschlägen und Änderungen.
Hilfsmittel für einen verbesserten Workflow
In die Erstellung eines Plans für die Koordination fließen unterschiedlichste Faktoren mit ein. So wird beispielsweise bei durch einen Bauplan gewährleistet, dass das Budget für den Bau eines Hauses nicht überschritten wird, Materialbeschaffung und Verarbeitung festgelegt und Spielraum für Veränderungen gelassen, um auf unvorhergesehene Zwischenfälle reagieren zu können. Der Plan sollte allen Beteiligten einen Überblick verschaffen, um ein Bewusstsein für das gesamte Projekt zu schaffen. Mittlerweile gibt es verschiedenste Apps und Programme, die ein Zusammenarbeiten erleichtern und Arbeitsabläufe „flüssiger“ von statten gehen lassen. Mit Workflowmanagement Programmen, die es Mitarbeitern ermöglichen einen Überblick über die verschiedenen Bestandteile eines Projektes zu erlangen, wird es einfacher einen guten Workflow zu garantieren. Diese Programme ermöglichen ein höheres Maß an Selbstbestimmung der Mitarbeiter, was Arbeitsplanung und ähnliches angeht, da durch die verbesserte Sichtbarkeit und Kommunikation ersichtlich wird, welcher Spielraum besteht. Dies sorgt wiederum für mehr Zufriedenheit bei Mitarbeitern.
